SAP, Salesforce và ServiceNow thường bị chê là phức tạp, khó học và khó thay đổi. Tuy nhiên, theo quỹ đầu tư mạo hiểm Andreessen Horowitz (a16z), các tập đoàn lớn vẫn chưa thể rời những nền tảng này vì dữ liệu cốt lõi, quy trình vận hành tích lũy trong nhiều năm và chi phí thay thế quá lớn.

Trong bài viết mới đăng trên website a16z, Eric Zhou và Seema Amble, hai đối tác của quỹ, cho rằng các hệ thống kế thừa như SAP không chỉ là phần mềm, mà còn là nơi lưu trữ dữ liệu cốt lõi của doanh nghiệp. Cùng với thời gian, cấu trúc tổ chức và quy trình vận hành cũng được tích hợp sâu vào hệ thống, khiến việc thay thế đòi hỏi nguồn lực, thời gian và chi phí rất lớn.

Hai tác giả dẫn lại trường hợp chuỗi siêu thị Lidl của Đức từng thử thay thế SAP nhưng phải dừng lại sau khi tiêu tốn 500 triệu USD. Một ước tính khác cho thấy, việc nâng cấp từ SAP ECC lên S/4HANA có thể mất ba năm, tiêu tốn 700 triệu USD và cần tới 50 nhân sự từ Accenture.

Theo a16z, ngay cả khi hoàn tất chuyển đổi, vấn đề về trải nghiệm sử dụng cũng chưa chắc được giải quyết. Một nhân viên văn phòng trung bình phải chuyển đổi giữa các ứng dụng 1.200 lần mỗi ngày, tương đương khoảng bốn giờ lãng phí mỗi tuần.

Tỷ lệ người lao động cho biết họ không tìm thấy thông tin cần thiết lên tới 47%. Một ước tính khác cũng cho thấy chỉ khoảng 30% các dự án chuyển đổi hệ thống quy mô lớn đạt được mục tiêu ban đầu.

Dù vậy, sự phát triển của AI đang bắt đầu làm thay đổi trải nghiệm ERP. Eric Zhou và Seema Amble cho rằng tác động của AI có thể nhìn thấy ở cả ba giai đoạn: triển khai, vận hành và mở rộng hệ thống.

Ở giai đoạn triển khai, phần tốn kém và rủi ro nhất thường nằm ở khâu xác định yêu cầu ban đầu và cấu hình hệ thống. AI có thể biến các nguồn thông tin rời rạc như biên bản họp, tài liệu hay ticket hỗ trợ thành bộ yêu cầu có cấu trúc, đồng thời tự động tạo kịch bản kiểm thử và kế hoạch di chuyển dữ liệu.

Theo hai tác giả, các startup như Axiamatic, Conduct và Auctor đang tham gia thị trường này bằng cách giúp giảm rủi ro triển khai và rút ngắn tiến độ chuyển đổi.

Ở giai đoạn vận hành, AI có thể được tích hợp vào Slack hoặc thanh công cụ trên trình duyệt để trả lời những câu hỏi như cần tìm thông tin ở đâu, phải xử lý công việc thế nào, thậm chí hỗ trợ thực thi trực tiếp qua API. Những tác vụ vốn phụ thuộc vào thao tác thủ công trên màn hình trước đây cũng có thể được tác nhân AI tự động xử lý.

Theo mô tả của a16z, AI hiện đã có thể đọc và thao tác trực tiếp trên giao diện SAP để tự động hóa các công việc lặp lại. Factor Labs và Sola là hai startup đang theo đuổi hướng đi này.

Ở giai đoạn mở rộng, thay đổi còn rõ rệt hơn. Hai tác giả nhận định doanh nghiệp luôn phải thích ứng với sản phẩm mới, quy định mới hoặc các thương vụ M&A. Mỗi lần như vậy, việc sửa đổi hệ thống hiện hữu hoặc xây thêm ứng dụng riêng thường kéo theo chi phí lớn và kém hiệu quả.

Trong bối cảnh đó, AI có thể nhanh chóng tạo ra một lớp trải nghiệm nhẹ hơn trên nền hệ thống sẵn có, phục vụ đúng nhu cầu cụ thể. Chẳng hạn, thay vì phải đi qua 12 màn hình SAP để đăng ký nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể xây dựng một ứng dụng chuyên dụng để xử lý liền mạch các bước thu thập hồ sơ, phê duyệt và đăng ký.

Theo Eric Zhou và Seema Amble, AI khó có thể khiến các hệ thống kế thừa như SAP, Salesforce hay ServiceNow biến mất trong một sớm một chiều. Điều thay đổi không phải là sự tồn tại của các nền tảng này, mà là cách con người tương tác với chúng, khi AI trở thành lớp giao diện mới để người dùng chỉ cần nêu kết quả mong muốn và hệ thống tự xử lý phần còn lại.

Hai tác giả nhấn mạnh rằng dữ liệu và quy trình vận hành được tích lũy trong giai đoạn này sẽ trở thành tài sản khó sao chép. Khi các tác vụ thành công được chuẩn hóa thành những mẫu có thể tái sử dụng, AI vận hành trên nền phần mềm cũ sẽ dần trở thành trung tâm của cuộc cạnh tranh mới trên thị trường phần mềm doanh nghiệp.