随着企业加快推广AI工具，如何划定AI的使用边界，正成为管理层关注的重点。前Microsoft高管近日表示，在职场场景中，与其让AI代写或代替判断，不如把它更多用于反向检验、长文摘要，以及文件和邮件的整理归类等重复性工作。

据Business Insider 10月19日（当地时间）报道，一位曾任Microsoft人力资源副总裁、现从事领导力咨询的人士提出，当前企业在推动员工使用AI时，管理层可优先从三类场景入手，以提升效率并降低误用风险。

首先，可把AI用作“反方视角”工具，帮助检验既有判断。他认为，AI在写作、制图等创作类任务中，往往容易产出平庸、套路化的内容；相比之下，在帮助使用者查漏补缺、审视论点漏洞方面，实用性更高。

他建议向AI提出“我忽略了什么”“哪里可能有误”这类问题，而不是只寻求对自身观点的支持。通过有意识地要求反方意见，可以在与同事沟通或正式决策前，提前暴露判断中的薄弱环节。

他还表示，即便AI未必总能精准指出问题所在，只要能促使使用者从不同角度重新审视议题，本身就具有价值。对他而言，AI并不负责替人搭建论点，但在需要快速获得另一种视角时，可以发挥辅助作用。

其次，AI适合用于压缩长篇文档和冗长的回复邮件，帮助使用者更快抓住核心信息。他指出，如今不少由AI生成的文本篇幅过长，一些简单问题也常被回答得过于冗杂，此时摘要功能反而更具现实意义。

不过，他强调，AI生成的摘要不能被视为完整结论。更稳妥的做法，是先借助摘要快速定位重点，再回到原文核对证据和细节。即便是将AI生成的长文再次交由AI提炼要点，看似重复，实际上也有助于减少筛选关键信息所耗费的时间。

第三类适用场景，是对文件、邮件等历史资料进行整理归类。他表示，排序、筛选、分类这类规则相对明确、重复度较高的工作，恰恰是当前AI更容易发挥优势的领域。

他举例称，在将数据迁移至新电脑系统时，借助AI梳理现有程序、文件和设置清单后，清理出了大量多年累积、已无保留必要的数据。逐项查看以GB计的程序、文件和设置后，他最终将约90%的迁移对象排除在外。

他还提到，当邮箱中积压了8000封邮件，或文档文件夹膨胀到难以管理时，也可以先用AI盘点整体情况、完成初步分类。但他同时强调，允许AI参与整理归类，与允许AI直接自动执行操作，完全是两回事。

在他看来，AI不应被授权自动发送邮件、短信或文档。这类操作若缺乏审慎复核，风险较高，不应直接交由AI完成。换言之，AI整理出的结果可以作为参考，但发送、删除等关键动作，最终仍须由人确认并拍板。

他认为，在企业扩大AI导入范围的背景下，更重要的不是让AI包办创作和判断，而是明确AI与人的分工：由AI承担信息提炼、查漏补缺和无效数据清理等辅助性工作，由人负责关键判断与最终执行。

他总结称，AI应用的核心，并不是“让AI替你做完所有事”，而是借助它从海量信息中提炼重点、发现盲点、过滤无用内容。在这一过程中，真正需要被牢牢掌握在人手中的，始终是最终判断权和执行权。