Microsoft vừa công bố báo cáo thường niên Work Trend Index 2026, qua đó phác họa cách doanh nghiệp đang làm việc cùng AI. Điểm đáng chú ý là nhóm người dùng AI thành thạo nhất không giao toàn bộ công việc cho AI, mà chủ động xác định ranh giới giữa phần việc của con người và phần việc của máy, đồng thời duy trì một khoảng thời gian làm việc không dùng AI.

Theo báo cáo, 19% doanh nghiệp hiện ở nhóm “frontier”, tức cả cá nhân lẫn tổ chức đều sẵn sàng cho môi trường làm việc mới với AI. Khoảng 50% đang ở giai đoạn chuyển tiếp, trong khi 16% thuộc nhóm “stagnation”, tức chưa sẵn sàng ở cả cấp độ cá nhân và tổ chức.

Với nhóm “frontier”, Microsoft ghi nhận hai đặc điểm nổi bật. Thứ nhất, họ phân định vai trò giữa AI và con người ngay từ trước khi bắt đầu công việc. Thứ hai, dù sử dụng AI thường xuyên, họ vẫn cố ý để lại một phần thời gian làm việc hoàn toàn không có AI.

Cụ thể, 53% người thuộc nhóm “frontier” cho biết họ chủ động phân vai giữa AI và con người từ đầu. Tỷ lệ này ở toàn bộ nhóm khảo sát là 33%. Trong khi đó, 43% người dùng “frontier” nói họ có chủ đích dành thời gian làm việc không dùng AI, so với 30% ở mặt bằng chung.

Xu hướng tương tự cũng xuất hiện tại Hàn Quốc. Tỷ lệ người trả lời cho biết họ “thực hiện một phần công việc không dùng AI” là 31% ở nhóm “frontier” và 22% ở toàn bộ mẫu khảo sát. Với tiêu chí “phân định vai trò giữa AI và con người”, tỷ lệ là 48% và 34%.

Từ các số liệu này, báo cáo nhấn mạnh doanh nghiệp cần chủ động tìm điểm cân bằng giữa phạm vi giao việc cho AI và phần việc con người phải trực tiếp đảm nhiệm.

Microsoft cho biết khi AI không còn chỉ đóng vai trò hỗ trợ mà bắt đầu tham gia vào quy trình làm việc, mô hình vận hành cũng đang chuyển sang dạng phối hợp giữa con người, AI agent và hệ thống. Vì vậy, bài toán của lãnh đạo không còn dừng ở việc đưa công nghệ vào doanh nghiệp, mà là tái thiết kế quy trình làm việc.

Báo cáo cho rằng người lao động cần tận dụng AI để chuyển sang các công việc có giá trị cao hơn. Trong khi đó, lãnh đạo cần tập trung vào thiết kế lại công việc thay vì chỉ triển khai công cụ. Ở cấp độ tổ chức, doanh nghiệp cần chuyển sang mô hình Learning System, đưa việc học hỏi từ thực tế hiện trường vào vận hành thường xuyên.

Báo cáo cũng lưu ý việc AI và AI agent được triển khai rộng rãi chưa đồng nghĩa với hiệu quả sẽ tự động xuất hiện. Năng lực cạnh tranh của tổ chức không nằm ở tốc độ triển khai, mà ở khả năng biến những bài học từ thực tế thành thói quen có thể chia sẻ, đồng thời tích hợp AI vào vận hành hằng ngày.

Theo Microsoft, mức độ trưởng thành trong sử dụng AI càng cao thì AI càng được dùng nhiều cho các công việc mang tính nhận thức. Phân tích hơn 100 nghìn bộ dữ liệu và mô hình sử dụng Microsoft 365 Copilot cho thấy 49% cuộc hội thoại với công cụ này phục vụ các nhiệm vụ như phân tích thông tin, giải quyết vấn đề, đánh giá phương án và tư duy sáng tạo.

Các nhóm công việc tiếp theo gồm hợp tác và giao tiếp, chiếm 19%; tìm kiếm thông tin, 15%; và soạn thảo tài liệu hoặc tạo nội dung đầu ra, 17%.

Khi AI được sử dụng sâu hơn, vai trò phán đoán của con người càng trở nên quan trọng. Trong khảo sát toàn cầu, 50% người tham gia cho rằng kiểm soát chất lượng kết quả do AI tạo ra là yếu tố quan trọng nhất, còn 46% chọn tư duy phản biện là năng lực cốt lõi. Có tới 86% xem kết quả từ AI chỉ là điểm khởi đầu, không phải đáp án cuối cùng, đồng thời cho rằng con người vẫn phải chịu trách nhiệm với kết quả cuối cùng.

Báo cáo cũng chỉ ra môi trường tổ chức có tác động lớn gấp đôi yếu tố cá nhân. Dù tư duy và hành vi của từng nhân viên vẫn rất quan trọng, văn hóa doanh nghiệp, thái độ của cấp quản lý và chính sách nhân sự mới là các yếu tố ảnh hưởng mạnh hơn đến hiệu quả ứng dụng AI. Về mặt văn hóa, hai điều then chốt là xem AI như một lợi thế chiến lược và khuyến khích thử nghiệm.

Oh Sung-mi, Giám đốc AI Workforce GTM tại Microsoft Korea, cho biết lãnh đạo cần trực tiếp sử dụng AI, cùng đội ngũ thảo luận tiêu chuẩn chất lượng cho kết quả đầu ra, đồng thời tạo cảm giác an toàn về tâm lý để nhân viên chấp nhận thử nghiệm và cả thất bại. Tuy nhiên, chỉ 26% người được hỏi nói rằng quyết tâm và cách thực thi của ban lãnh đạo đã được truyền đạt rõ ràng tới các nhóm làm việc.

Bà Oh cũng cho biết khi xây dựng AI agent, gần như không có trường hợp nào kết quả đầu tiên có thể đưa ngay vào môi trường vận hành thực tế. Thông thường, hệ thống phải trải qua khoảng ba vòng chỉnh sửa và triển khai trước khi đi vào sử dụng. Theo bà, đây là lý do doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa coi thất bại là một phần của quá trình học hỏi.

Báo cáo nhấn mạnh rằng để ứng dụng AI tạo ra kết quả thực chất, lãnh đạo cần tái thiết kế căn bản mô hình vận hành và quy trình, thay vì chỉ dừng ở triển khai công nghệ. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc phải sắp xếp lại toàn bộ quy trình công việc, cách đánh giá và cơ chế khen thưởng để phù hợp với phương thức làm việc mới.

Ở giai đoạn triển khai, vai trò của quản lý cấp trung được đặc biệt nhấn mạnh. Một khảo sát riêng với 1.800 người trên toàn cầu cho thấy khi quản lý trực tiếp làm mẫu cách sử dụng AI, các chỉ số chính đều cải thiện đồng loạt.

Cho Won-woo, Tổng giám đốc Microsoft Korea, nhận định báo cáo cho thấy những thay đổi xoay quanh AI đang diễn ra đồng thời ở ba cấp độ: nhân viên, lãnh đạo và tổ chức. Theo ông, AI càng đảm nhận nhiều phần việc mang tính thực thi thì năng lực phán đoán của con người và vai trò của lãnh đạo càng trở nên quan trọng hơn. Ông cũng cho biết nhiều doanh nghiệp trong nước đang chuyển từ giai đoạn “đưa AI vào” sang đổi mới cách làm việc và cấu trúc hợp tác để gắn AI với công việc thực tế và kết quả kinh doanh.