Các nghiên cứu gần đây cho thấy hiệu quả cuộc họp tại nơi làm việc không phụ thuộc vào việc lãnh đạo phát biểu bao lâu, mà nằm ở khả năng lắng nghe, khuyến khích nhân viên tham gia và xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu. Bên cạnh đó, việc loại bỏ các cuộc họp không cần thiết cũng được xem là yếu tố quan trọng.

Theo Ars Technica ngày 17/10 (giờ địa phương), “meeting science” – lĩnh vực nghiên cứu về khoa học cuộc họp – đang thu hút sự quan tâm trong giới nghiên cứu tâm lý tổ chức. Các nhà khoa học sử dụng bản ghi video của các cuộc họp trực tuyến cùng dữ liệu khảo sát để tìm ra cách tổ chức họp hiệu quả hơn.

Một nhóm nghiên cứu do Nale Lehmann-Willenbrock, Đại học Hamburg (Đức), dẫn dắt đã phân tích cách ra quyết định của 22 nhóm, mỗi nhóm gồm 4 người. Kết quả cho thấy những nhóm hoạt động kém hiệu quả nhất thường là nơi người lãnh đạo đặt câu hỏi nhưng không thực sự lắng nghe câu trả lời.

Nhóm nghiên cứu cho biết lãnh đạo có thể giữ vai trò điều phối, nhưng không nên biến cuộc họp thành phần trình bày một chiều. Trong môi trường họp trực tuyến, những người không phát biểu thường tắt micro, làm suy giảm mức độ lắng nghe chủ động và tương tác giữa các thành viên.

Khâu chuẩn bị trước cuộc họp cũng được đánh giá là rất quan trọng. Mục tiêu và nội dung cần được chia sẻ từ trước, đồng thời chỉ nên mời những người thực sự cần tham gia. Một vài phút trò chuyện ngắn trước khi bắt đầu cũng có thể giúp những nhân viên hướng nội chủ động đóng góp ý kiến hơn.

Thay vì thảo luận theo cách lần lượt phát biểu, nghiên cứu cũng đề xuất hình thức brainstorming im lặng, tức các thành viên đồng thời ghi ý tưởng vào khung chat hoặc tài liệu dùng chung. Cách làm này giúp những người ít chủ động có thể nêu ý kiến ngay mà không phải chờ người khác nói xong.

Yếu tố mệt mỏi trong các cuộc họp trực tuyến cũng cần được tính đến. Trong một nghiên cứu thăm dò với 147 nhân viên, những người tham gia mắc rối loạn tăng động giảm chú ý (ADHD) ghi nhận mức độ mệt mỏi cao hơn. Xu hướng này càng rõ khi họ phải bật camera trong thời gian dài.

Tuy vậy, điều đó không có nghĩa doanh nghiệp càng cắt giảm họp càng tốt. Một nghiên cứu công bố năm 2026, dựa trên dữ liệu của khoảng 9.000 lao động tại Na Uy, cho thấy mức độ tham gia họp có tương quan dương với khả năng tăng lương và học hỏi trong công việc về sau, dù chưa chứng minh được quan hệ nhân quả.

Nhóm nghiên cứu kết luận doanh nghiệp không nên giảm số cuộc họp một cách đồng loạt. Thay vào đó, cần thiết kế mỗi cuộc họp đúng mục tiêu và bảo đảm có không gian để nhiều quan điểm khác nhau được phản ánh.