오피스 문서를 작성하고, 관계자에게 이메일이나 파일 서버로 공유하는 것은 일상적인 일이다. 손에 익은 문서 작성과 공유 방식이 요즘 보안 때문에 걱정이다. 이메일 첨부 파일로 보내는 것이나 공유 파일 주소(URL)를 보내는 것 모두 보안 걱정이 앞선다.
받는 이 측면에서 보면 해당 파일이나 주소에 악성 코드가 없다고 100% 장담할 수 없다. 이메일 본문에 있는 링크 잘못 눌렀다가 접속한 사이트에서 랜섬웨어에 걸렸다는 하소연이나, 아는 사람이 보낸 것이라 안심하고 첨부 문서 파일을 열었는데 거기에 숨어 있던 악성 코드가 회사 망에 침투해 본의 아니게 문제를 일으켰다는 답답한 심정을 털어놓는 이를 보면 남의 일 같지 않다. 개인정보보호 규제 준수를 이유로 DRM, DLP 등 동원 가능한 모든 수단을 쓰는 곳에서는 자료를 주고받기 불편하다는 볼멘소리도 들린다.
이런 고충을 풀겠다고 마이크로소프트가 제법 괜찮은 답을 제시한 적이 있다. 바로 오피스 웹 앱 서버(Office Web App Server)이다. 마이크로소프트는 2012년 자사의 OWA 제품군을 오피스 웹 앱 서버로 묶어 부르기 시작했다. 이 서버는 당시 큰 관심을 못 받았다. 같은 개념을 공용 클라우드 서비스인 오피스 365에 반영한 오피스 웹 앱(Web Apps)도 사람들 머릿속에 자리 잡는데 꽤 시간이 걸렸으니 그럴 만도 했다. 마이크로소프트가 이번에 심기일전하고 오피스 온라인 서버(Office Online Server)라는 새 이름으로 2016년 초반 분위기 조성에 나서고 있다.
■ 사내 설치형 Office Online Server
OOS가 이번에는 통할까? 작년에 발표된 프리뷰 릴리즈 노트를 보니 편집 기능, 안정성과 처리 속도 강화가 주요 개선 사항이다. 이것만 놓고 보면 딱히 끌리지 않는다. 하지만 필자는 마이크로소프트가 적당한 때에 잊힐뻔한 솔루션을 잘 포장해 다시 내놓았다고 본다.
민감한 정보의 외부 유출 관련해 정부 기관과 기업 내부 규제가 강화되는 분위기를 잘 탄다면 예전처럼 존재감 없는 솔루션이 되지 않을 것이다. 여러 기업이 규제 때문에 골머리를 앓고 있지만, 막상 가서 보면 LOB(Line of Business)와 보안 운영 주체 간 조화를 끌어 내기 어렵다는 것이 느껴진다. 조심스럽게 각자의 영역을 넘지 않으려 한다.
OOS는 LOB와 보안 담당자 간에 큰 고민 없이 합의점을 찾기 좋은 솔루션이다. 그 이유는 OOS의 아쉬움으로 지목되는 기능 제한 때문이다. 언뜻 보면 단점 같은데, 역으로 생각하면 오히려 사용자 통제 측면에서 유리한 점이 더 많아 보인다.
OOS는 사내 설치형 서버로 워드, 파워포인트 엑셀, 원노트 파일을 웹 브라우저에서 편리하게 이용할 수 있다. 열람과 편집 모두 가능하지만 라이선스 조건이 다르다는 것이 아쉬움으로 꼽힌다. 마이크로소프트와 볼륨 라이선스 계약을 맺은 기업은 OSS를 무료로 다운받아 쓸 수 있다. 파일을 웹에서 자유롭게 공유하고 열어 보는 것에는 제약이 없다. 단, 웹 앱 수준의 문서 생성, 편집, 저장 기능을 이용하려면 오피스 라이선스 관련해 SA(Software Assurance) 옵션 또는 오피스 365 프로플러스 구독이 필요하다.
■ 안전한 파일 공유가 목적이라면 공짜로 쓸만해
공짜로 이용할 수 있는 것은 반쪽짜리지만, 문서 파일의 안전한 전달, 공유, 협업 측면에서 보면 나름 유용하다. 작성, 편집 기능을 싹 빼고 열람만 가능한 것은 LOB와 보안 담당자 모두의 입장에서는 더 좋다. 생성과 편집이 안되는 불편 정도는 안전하고 쉽게 파일 공유를 할 수 있다는 장점이 덮을 만하다.
가령 각종 오피스 문서를 웹에서 공유하는 것이 매우 간편하다. 파일을 보낼 필요 없이 웹 브라우저에서 열어 보면 된다. 이메일 첨부로 오피스 파일을 넣으면 아웃룩 환경에서 해당 내용을 바로 볼 수 있다. 오피스를 따로 열 필요가 없다. 화상 회의 도구로 스카이프(Skype)를 쓴다면 파워포인트 문서를 함께 보면서 원격지에 있는 사용자와 이야기할 수 있다.
■ 지사나 사무소가 많은 기업이라면 라이선스 관리 간소화도 가능
OSS는 100명부터 최대 10만 명까지 사용자를 지원한다. 사실 이 숫자는 크게 의미 없는 것 같다. OSS는 마이크로소프트 익스체인지, 쉐어포인트 등의 서버와 API 차원에서 연계되지만 굳이 이렇게 복잡하게 쓸 물건은 아닌 것 같다. 자칫 배보다 배꼽이 클 수 있다. 문서 도구, 보안, 공유와 협업 딱 세 가지만 염두에 두고 쓰면 좋은 그런 솔루션이다.
여기에 한 가지 아이디어를 더하자면 지사나 사무소가 많은 기업이라면 라이선스 관리 간소화의 가능성이 엿보인다. 대기업처럼 EA(Enterprise Agreement) 계약을 맺은 경우는 라이선스 관리 체계가 갈 잡혀 있다.
반면에 볼륨 라이선싱, 제품 라이선싱, 단품 구매가 막 얽혀 있는 중소중견기업의 경우 본사와 지사 간 자산 관리 허점이 존재하는 경우가 많다. 특히 지사나 사무소가 국내외에 많은 조직의 경우 소프트웨어 라이선스 관리 체계가 틈이 많다. 이런 경우 본사는 볼륨 라이선싱으로 통일하고 지사와 사무소는 오피스 365를 구독하면 OOS를 무료로 받아 합리적으로 문서 공유와 협업에 대한 안전을 확보할 수 있지 않을까? 소프트웨어 라이선스 관리와 보안을 하나로 묶어 생각해보니 떠오른 아이디어다.
참고로 본 글에 소개한 내용에 대한 공식 소개 글은 오피스 블로그를 참조 바란다.