한번 구매하면 최소 5년 이상 중기적으로 사용하는 그룹웨어를 도입할 때 꼭 알아야 할 전략이 있다면 무엇일까?
다우기술은 9월 700여개 국내 그룹웨어 도입기업을 대상으로 설문조사 결과를 했다. 이 결과를 토대로 그룹웨어 도입시 꼭 알아야 하는 전략을 발표했다. 이호섭 다우기술 팀장이 최근 ‘협업과 소통을 위한 IT인프라 구축전략’ 세미나에서 발표한 바에 따르면 국내 기업들은 그룹웨어를 도입할 때 비용과 제품 기능을 가장 중점적으로 살피는 것으로 나타났다.

또한 현재 사용 중인 그룹웨어의 문제로는 제한된 기능, 브라우저 호환성, 잦은 오류, 모바일 기능의 저하, 협업기능의 저하 등을 꼽았다. 특히 최소 2년 전에 개발됐기 때문에 불편한 UI /UX에 대한 불만도 높았다. 국내 700개 기업들은 왜 그룹웨어를 교체하고 싶을까에 대한 답변도 했다. 내부 환경변화, 외부 환경변화, 활용도 낮음, 공급사 신뢰도 저하, 높은 추가비용 등 5가지가 꼽혔다.
이호섭 다우기술 팀장은 이와 관련해서 그룹웨어 구축시 꼭 알아야 하는 전략을 발표했다. 첫 번째, 내부 환경 변화에 대응 가능한가? 조직은 항상 변화하기에 높은 추가비용이 발생하고 공급사 지원이 불가해질 수도 있다는 것. 이 팀장은 다우오피스를 가장 좋은 솔루션으로 예로 들며, 장기적 관점에서 비용 및 발전 가능성을 고려한 교체가 필요하다고 말했다.

두 번째는 외부 환경 변화를 극복할 수 있는가? 모바일 시대 도래, 다양한 브라우저 출현, XP지원 종료 등 외부 변수가 많은데 앞으로는 향후 변화에 대해서도 준비하는 그룹웨어 도입이 필요하다는 것이다.
세 번째는 실무자의 적극적인 활용이 가능한가? 현재 사용중인 그룹웨어의 가장 큰 문제점 중 하나는 메일, 전자결재, 게시판 위주 사용으로 시스템 만족도가 낮다는 것. 어떤 기능이 추가로 필요한지 물어본 결과 보고서, 업무, 메신저 등의 기능이라고 응답한 기업이 많았다.  결과적으로 실무자 중심의 그룹웨어가 필요하다는 것이다.

네 번째는 개발사를 신뢰할 수 있는가? 그룹웨어를 도입한 지 5년 이상된 기업이 700여개 기업 중 55%를 차지했다. 최소 10년까지도 사용하는 제품인만큼 개발사에 대한 신뢰도와 안정성이 중요한 것. 이호섭 팀장은 이와 관련 “다우기술은 30년 된 회사이고, 대한민국에서 그룹웨어 비즈니스 하는 곳 중에서 가장 규모 잇는 회사”라고 말했다.
다섯 번째, 추가 비용을 최소화할 수 있는가? 별도 옵션이 많은 그룹웨어가 있고 그룹웨어 도입하려면 서버, OS, DBMS 등 구축 환경에 들어가는 비용이 만만치 않은 경우가 있다.
이호섭 팀장은 “다우오피스는 기본 기능이 기본 패키지에 다 들어가 있고, 별도 옵션이 최소화돼 있다”면서 “자바기반이어서 외부 구축 환경을 오픈소스로 사용할 수 있어 추가 비용이 최소화될 수 있다”고 말했다.