[디지털투데이 양대규 기자] 코로나19의 장기화에 따라 기업들의 재택근무도 함께 늘어나고 있다. 늘어나는 재택근무에 많은 기업들이 자사에 맞는 재택근무 솔루션을 찾고 있다.

MS 팀즈는 2016년 출시된 메신저 기반의 협업 툴로 가장 많이 사용되고 있는 기업용 재택근무 솔루션 중 하나다. 팀 채팅, 통화, 일정 관리, 파일 공유 등 다양한 기능을 하나의 플랫폼에 통합해 기업들은 다른 애플리케이션을 사용하지 않아도 된다는 편리함이 있다.

18일 한국MS에 따르면 팀즈는 현재 50만개의 기업이 사용하고 있으며 하루 사용자는 2000만명이다, 특히 포춘 100대 기업 중 91곳이 팀즈를 사용하고 있으며 350개에서 1만명 이상의 사용자를 보유하고 있다.

박상준 한국MS 모던 워크플레이스 사업부장은 “최근 코로나19가 확산되며 MS도 재택근무를 도입하고 있다”며 “재택근무 시행 후 MS 본사 직원이 팀즈를 사용한 채팅 증가율은 50%, 미팅 사용 증가율은 37%”라고 말했다. 이어 “지난 1월 이후 중국 내 팀즈를 활용한 미팅과 모바일 사용 건수가 각각 5배, 2배 증가했다”고 덧붙였다.

MS 팀즈는 어떤 기능을 어떻게 구현하기에 많은 기업들이 사용할까? 한국MS의 도움에 따라 직접 팀즈를 설치, 사용해 봤다.

원격 화상 회의 가능... 개인정보 보호 위해 AI로 배경 처리

팀즈를 본격적으로 살펴보기에 앞서 고현정 오피스 클라우드 이사의 설명에 따라 가장 대표적인 기능 중 하나인 ‘원격 화상 회의’ 기능을 체험했다. 이날 화상 회의에는 20여명의 인원이 참가했다. 화상 회의는 최대 250명까지 참석할 수 있으며 이보다 큰 경우에는 라이브 이벤트라는 방송용 프로그램을 통해 최대 1만명까지 가능하다.

화상 회의를 실행하면 카메라나 마이크를 켰다 끌 수 있는 옵션이 있다. 또한 따로 대화창을 띄워 텍스트 기반의 대화를 할 수 있다.

예를 들어 전체 회의를 진행할 때는 마이크를 켜두고 있으면 되고, 누군가 1인이 발표나 강의를 진행할 때는 청자들의 마이크를 끄면 된다. 자신의 메뉴는 직접 컨트롤할 수 있고, 전체 통제 권한을 가진 인물이 여러 인원의 개별 옵션을 컨트롤할 수도 있다. 상황에 따라 발표 중간에 마이크를 켜서 질문을 할 수도 있다.

또한 재택근무로 개인의 방이나 가족들이 주변에 노출될 수 있기 때문에 MS는 개인의 화면에 배경을 블러 처리 할 수 있는 옵션을 넣었다. 메뉴의 ‘…’ 버튼을 누르면 인공지능이 사람을 인식해 그 외의 지역은 흐리게 처리하는 것이다. MS는 올해 안에 배경을 원하는 이미지 등으로 바꾸는 기능을 추가할 계획이라고 밝혔다.

고현정 이사는 “카메라를 켜면 각자의 얼굴을 볼 수 있어 음성이나 텍스트로 전달할 때보다 상대방의 감정이나 상태를 파악하기 쉽다”며 “하지만 영상의 한계가 있다보니 직접 대면할 때보다는 파악이 어렵다”고 설명했다.

고 이사는 원격 근무의 장점으로 ▲업무 집중력 향상 ▲업무 리듬을 자신에 맞춰 진행 ▲출퇴근 시간 낭비 없이 몸의 피로도 감소를 꼽았다. 다만 ▲회의시 상대방의 느낌/상태 파악 어려움 ▲커뮤니케이션의 증가 ▲개인정보 노출 ▲업무 방해요소 증가 등은 단점으로 꼽았다.

직관적인 메뉴와 통합 플랫폼 장점

화상 회의 이후에는 직접 팀즈를 활용해 봤다.

팀즈를 하기 위해서는 팀즈 애플리케이션을 자신이 사용할 디바이스에 설치해야한다. 애플리케이션을 설치하지 않고 웹 기반으로 기본적인 업무를 사용할 수 있지만 전용 애플리케이션을 설치하면 보다 쾌적한 환경에서 팀즈를 구동할 수 있다.

애플리케이션은 PC와 모바일 두 가지 버전이 있다. 하나의 계정으로 PC와 모바일 모두 접속 가능하다.

팀즈 설치 이후 처음 로그인해서 접속해본 느낌은 ‘직관적’이라는 것이다. 메뉴나 화면이 간결하고 구분이 잘 돼 있어 처음 사용하는 사람도 사용이 어렵지 않다고 느꼈다.

상단에는 검색창이 있어 검색을 통해 원하는 문서나 프로젝트, 채팅 내역을 한 번에 활용할 수 있다. 또한 검색창은 ‘/’나 ‘@’ 등 특수기호를 사용해 명령어를 입력할 수 있다 다른 사람의 활동 보기, 자리 비움이나 방해 금지 등 상태설정, 조직차트 보기, 팀 참가, 1:1 메시지 전달 등 팀즈를 통해 활용할 수 있는 다양한 기능을 검색창을 통해 이용할 수 있다.

왼쪽에는 메뉴가 있다. 활동, 채팅, 팀, 모임, 통화, 파일이 기본 메뉴로 설정됐으며 원노트를 비롯해 줌, 에버노트, 깃허브, 어도비 크리에이티브 클라우드 등 다양한 애플리케이션을 추가할 수 있다.

첫 번째 ‘활동’ 메뉴는 멘션과 회신, 기타 알림이 표시되는 영역이다. 내가 어떤 작업을 했으며 누구와 무엇을 주고받았는지, 내가 해야 될 일이 무엇인지 등을 알려주는 대표적인 창이다. ‘채팅’은 카카오톡과 같은 메신저의 역할을 한다고 보면 된다. 1:1의 채팅이나 여러명의 회의 채널을 구축할 수도 있다.

팀은 내가 활동하는 팀들의 대화나 프로젝트, 업무 등을 공유하는 공간이다. 다양한 팀을 공개, 비공개로 구분해 만들 수 있다. 주간업무보고나 공지사항 등의 내용을 공유하며 팀 내 의사소통을 할 수 있다.

모임은 캘린더와 같은 역할을 한다. 아웃룩의 일정을 올릴 수 있으며, 모임의 인원들과 모임 내용을 함께 공유할 수 있다. 통화는 팀 내 인원들과의 연락을 할 수 있으며 PC의 마이크와 스피커를 사용하거나, 스마트폰을 이용해 통화할 수 있다. 파일은 게시판과 같은 역할로 서로 파일을 공유하는 공간이다.

이 밖에 직접 체험하지는 못했지만 MS는 팀즈의 인라인 번역 기능을 강조했다. 이는 다른 사용자의 메시지를 실시간으로 번역해 주는 기능으로 채팅창에 올라온 대화 중 번역을 원하는 글을 원하는 언어로 바꿔 준다. 글로벌 기업의 경우 해외 고객이나 팀원들과 언어의 장벽을 낮출 수 있다는 장점이 있다.

또한 모바일 컴패니언 모드를 통해 화상 회의에서 컴퓨터와 스마트폰을 하나의 결합된 디바이스처럼 사용할 수 있도록 지원한다. PC 모드에서 ‘모바일 참석’을 선택하면 연동된다. 이를 통해 사용자는 스마트폰 콘텐츠를 화상 회의에 바로 공유할 수 있다.

한편, 한국MS는 코로나19의 확산 이후 중소기업들의 재택근무를 돕기 위해 팀즈를 1년간 무료 지원한다. 또한 팀즈를 원활하게 활용할 수 있도록 3월 한달 동안 팀즈로 원격 수업이나 원격 근무를 진행하는 기업·기관을 위해 팀즈 사용법을 상담할 수 있는 비상 지원센터를 운영하고 있다.