KTF는 IT거버넌스 관점에서 IT투자성과 관리 체계 구축을 위해서 중요한 자원인 비용에 대한 의사결정 모델을 수립하였으며, 이를 위해 IT 비용 관리체계 개선과 분석 방안의 개선을 선행하였다.

IT비용관리 방법은 크게 두 가지로 정의할 수 있다. IT비용관리 목적에 따라 사전적 관리 방법과 사후적 관리 목적으로 나뉘게 된다. 사전적 관리 목적에 따른 IT 비용 관리 모델은 IT를 중심으로 비용을 구분하는 방법으로 구축에 소요되는 비용과 이를 운영하는데 소요되는 비용 등 총 사용 비용 관점에서의 TCO 모델을 사용한다. 

사후적 관리 목적에 따른 IT 비용 관리 모델은 회계중심의 관점으로 비용 통제를 위해 비용의 발생원인을 파악하고 분석하여 합리적으로 사용원천에 비용을 배부하기 위한 방법으로 비용귀속(Charge-bac, 이하 차지백) 모델을 사용한다. IT 차지백모델은 부서별 IT비용에 대한 책임을 명확히 할 수 있으며, IT비용에 대한 항목별 관리를 통하여 향후 사용부서가 비용의 개념을 갖고 IT자원을 절감할 수 있는 영역을 도출할 수 있다. 

IT비용 모델 수립은 궁극적으로는 공정한 IT비용을 IT성과와 비교하고 IT자원에 대한 엄정한 성과관리 체계를 확립하여 IT성과 창출과 IT비용절감을 가시적으로 관리하기 위한 목적에 있다. 또한 객관적인 IT비용을 시스템별/부서별/서비스별로 산정하여 IT투자 프로세스가 정량적 기준에 따라 추진되도록 하여 효과적인 IT투자관리 체계를 확립할 수 있게 된다. 

사전적인 관리 목적을 위한 비용 예측 모델은 정보시스템 보유에 따라 발생하는 시스템 구축 비용 및 구축 후 정착/유지 비용 관련한 총 발생 원가를 산정하는 TCO모델로 KTF IT의 경우 신규 사업에 대해 TCO 개념을 적용하여 구축 후 향후 5년간 발생하게 되는 운영비용을 포함하여 ROI를 판단하고 있다. 사후적 관리 목적인 IT비용관리는 조직의 목표 달성에 기여하는 맥락에서 IT투자와 서비스에 대한 대가는 수혜부서로부터 받아야 하지만 총 IT비용을 정확하게 산정하는 것이 어렵고 조직은 여전히 회계체계에 의존함에 따라 이를 사용자에게 직접 귀속시키기는 매우 어려운 작업이다. 

그러나 수익창출부서(Profit Center)에 IT부서가 제공하는 서비스는 IT예산 중에서 중요한 부분이므로 이러한 서비스에 대한 정확한 비용 책정을 위해서는 사용자의 시스템 사용량 또는 사용자의 행위를 근거로 하여 해당 금액을 부과하게 된다. 이러한 실제 비용과 사용 정도에 근거한 IT 총 비용을 공평하게 사용자에게 분배하고자 하는 것을 IT 비용귀속모델이라 한다.

IT비용 귀속모델 등장
KTF IT의 경우 IT 비용은 대부분 사업부서의 SR(Service Request)의 증가 및 시스템의 증가로 인해 매년 일정 비율 이상 증가하고 있다. 전사 예산관리부서로부터 매년 늘어나는 IT 비용에 대한 효과성과 효율성을 증명해야한다는 부담이 가중되고 있는 상황에서 향후에는 차지백모델의 도입이 필요할 것으로 예측하고 있다. 

차지백 모델 수립을 통해 현업부서에 객관화된 비용내역 제공 및 비용추적이 가능해지며 차지백 모델 및 배부 기준을 정의 및 관리하여 IT의 역할과 생산 효율 제고가 가능해질 것으로 기대하고 있다. 특히 IT 위상 및 역할에 대한 전사 기여도의 객관화가 가능해지므로 향후 프로핏 센터(Profit center) 로의 전환 시 매출 개념의 도입이 가능해질 것이다. 

이를 위해 비용 배부에 대한 전사적 합의가 필요하며 IT의 역할에 대한 객관적인 성과 측정과 평가 방법이 마련되어야 하며 현업과의 SLA 체결을 통해 IT조직의 책임을 강화해나가야 할 것이다. KTF는 IT거버넌스 관점에서 IT투자성과 관리 체계 구축을 위해서 중요한 자원인 비용에 대한 의사결정 모델을 수립하였으며, 이를 위해 IT 비용 관리체계 개선과 분석 방안의 개선을 선행하였다. 또한 분석된 데이터를 바탕으로 IT적정 예산을 산정할 수 있는 방안을 수립하여 IT예산 확보가 용이하도록 하였다.

의사결정 모델 수립

첫 번째, IT비용 분석 방안 개선을 위해 비용 분석의 현황 및 선진 IT비용 구조를 검토하여 비용대상과 항목을 확정하고 IT비용 데이터를 정비하고 분석을 시행하였다. KTF IT 비용 분석 분류체계 검토하고 IT 비용의 관리 대상인 비용 항목을 도출하기 위해 IT비용에 대한 항목별 비교에 통용되고 있는 비용 분류체계들을 검토하여 IT비용 분석 항목으로 활용할 수 있는 시사점을 찾아냈다. 

그 결과를 반영하여 지속적이고 일관된 분석이 가능한 비용 분석 모델을 수립하였으며 이를 위해 비용분석의 범위 및 방법을 정의하였고 공통비 배부 기준을 설정하였다. 2005년부터 실제로 비용 분석 모델에 따라 분석을 시행하였으며, 초기 비용 분석 데이터의 정확도 및 비교 자료의 미흡으로 다소 한계점이 있었으나 모델 적용이후부터 계약 비용 작성 개선, 운영 SM의 일관된 적용 등을 통하여 데이터의 정확성을 높여가고 있다. 

두 번째, 의사결정을 위한 IT비용 모델은 TCO 및 IT ROI 비용 모델을 참조하여 수립하였으며 이를 활용하여 사업계획 및 기본계획서 비용항목별 작성의 가이드라인을 제시했다. 기존에는 사업예산 수립 시 예산 편성의 목적으로 대략적인(Rough_) 수준으로 작성하였으며 정밀하지 않고 실제 사업 수행 시 예실의 차이가 크게 발생하는 문제점이 있었다. 

또한 사업에 대한 의사결정 시 당시의 사업예산의 규모만을 감안하여 구축 이후 유지보수비가 지속적으로 증가하게 되는 어려움이 있었다. KTF 비용관련 의사결정의 어려움과 해외, 타사사례를 검토하여 향후 운영비까지 고려한 TCO비용 모델을 수립했다. 현재 KTF에서는 IT 사업 계획 시 예산 규모 산정과 의사결정의 수단으로 활용하고 있으며, 기본 계획안 도출 시에 가치 평가용으로 활용하고 있다. 

향후 신규 외주 개발 사업, H/W 및 S/W구매 사업으로 인한 추가 유지보수 비용을 연도별로 관리함으로써 향후 유지보수 비율에 대한 여측 정확도를 개선할 수 있으며, 개발 원가, 유지보수 원가 등에 대한 프레임웍을 구축함으로써 단위 사업 비용의 적정성을 평가할 수 있도록 개선해 갈 계획이다. 마지막으로 IT 예산을 수립함에 있어 차기년도 예산의 적정 규모를 예측하고 요청하는 예산의 근거를 명확히 하여 예산 확보 시 협상력을 강화할 수 있도록 IT적정 예산 안을 위한 가이드라인을 수립했다.

예산안 가이드라인 수립

이를 위해 현행 IT 예산 수립 과정을 진단하여 이슈 및 문제점을 도출하였고 이를 개선할 수 있는 방안을 수립했다. 차년도 예산 규모의 적정성을 판단하기 위해 고정비 성격의 사업에 대한 예산 규모와 변동비 성격의 사업에 대한 예산 규모 산정 방안을 제시했다. 

이를 위해 중기 전략과 경영지표, 경쟁사간의 동향 비교, 국내외 IT 트렌드 조사 및 IT 포트폴리오를 검토하여 타당한 수준의 예산 규모를 제시하고 확보될 수 있도록 노력하고 있다. 향후 IT 비용 관리 모델의 객관화를 통해 IT투자성과체계에 대한 내재화의 기반이 되도록 추진할 계획이다.